Unser PROZESSMANAGEMENT
Prozessmanagement ist im öffentlichen Dienst von entscheidender Bedeutung, um die Effizienz und Qualität der Dienstleistungen für die Bürger*innen zu verbessern. Die Prozesse im öffentlichen Dienst weisen häufig eine hohe Komplexität auf, die von gesetzlichen Rahmenbedingungen geprägt ist.
Durch die Prozessanalyse können Schwachstellen in den bestehenden Abläufen identifiziert werden. Die Prozessautomatisierung kann Routineaufgaben automatisieren, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die Genauigkeit der Arbeit zu erhöhen.
Auch die Akzeptanz von Veränderungen in der Mitarbeiterschaft ist ein unabdingbarer Baustein, um eine langfristige Prozessveränderung zu etablieren.
In einer Zeit, in der der öffentliche Dienst immer stärker unter Druck steht, sind die Prinzipien des Prozessmanagements von unschätzbarem Wert. Die Anwendung des Prozessmanagements im öffentlichen Dienst ist ein Schritt in Richtung einer effektiveren und bürgernäheren Verwaltung.
Wir unterstützen Sie gerne!
Wir bringen Ihre Prozesse auf Kurs!
Klicken Sie auf die Stichworte, um weitere Informationen zu unseren Leistungen zu erhalten.
Durchführung von Prozessanalysen inklusive Kommunikation auf Arbeitsebene
Was ist das?
Eine regelmäßige Prozessanalyse ist für öffentliche Verwaltungen von großer Bedeutung. Durch die Analyse können Schwachstellen und Verbesserungspotentiale identifiziert werden, um die Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Insbesondere in Zeiten von steigendem Reformdruck und knappen Ressourcen ist es wichtig, eine wirtschaftliche Aufgabenerfüllung sicherzustellen. Dabei sind öffentliche Verwaltungen gesetzlich verpflichtet, ihre Aufgaben unter Berücksichtigung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu erfüllen.
Durch eine regelmäßige Prozessanalyse können Verwaltungen sicherstellen, dass ihre Prozesse den aktuellen Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dabei können auch die Auswirkungen von neuen Technologien und Digitalisierung auf die Prozesse berücksichtigt werden. So können Verwaltungen sicherstellen, dass sie den Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) entsprechen und ihren Bürgerinnen und Bürgern moderne und digitale Verwaltungsleistungen anbieten.
Wie DR Beratung & Management Sie hierbei unterstützt?
Als erfahrenes Beratungsunternehmen im öffentlichen Sektor unterstützen wir unsere Kunden bei der regelmäßigen Prozessanalyse. Dabei gehen wir strukturiert und systematisch vor und berücksichtigen die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen öffentlicher Verwaltungen. Unsere Beraterinnen und Berater haben langjährige Erfahrung im öffentlichen Dienst und sind mit den rechtlichen Rahmenbedingungen und den aktuellen Entwicklungen vertraut. Dieses Wissen können wir bei der Durchführung von Interviews im Rahmen der Prozessanalyse effektiv einsetzen und somit wertvolle Erkenntnisse gewinnen.
Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie wir Ihnen dabei helfen können, Ihre Prozesse zu optimieren und die wirtschaftliche Aufgabenerfüllung sicherzustellen.
Implementierung und Begleitung von Prozessen in Verbindung mit dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG)
Was ist das?
Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) hat zum Ziel, Verwaltungsleistungen online verfügbar zu machen und somit die Verwaltung für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen zu erleichtern. Das OZG schreibt allen Bundesländern und Kommunen verbindlich vor, ihre Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Dies stellt viele Verwaltungen vor große Herausforderungen, da dies nicht nur die Digitalisierung von Prozessen erfordert, sondern ebenso die Schaffung eines kundenfreundlichen und barrierefreien Online-Zugangs.
Wie DR Beratung & Management Sie hierbei unterstützt?
Wir unterstützen Verwaltungen bei der Implementierung und Begleitung von Prozessen in Verbindung mit dem OZG. Unsere erfahrenen Beraterinnen und Berater haben langjährige Erfahrung im öffentlichen Dienst und sind mit den spezifischen Anforderungen und Herausforderungen vertraut. Wir begleiten unsere Kunden von der Konzeption bis zur Umsetzung und darüber hinaus, um eine reibungslose Integration in den Verwaltungsbetrieb sicherzustellen.
Unser Angebot umfasst unter anderem die Analyse und Optimierung von Prozessen im Hinblick auf die Anforderungen des OZG, die Entwicklung von Strategien zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen sowie die Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit digitalen Prozessen. Durch unsere Expertise und Erfahrung können wir Verwaltungen dabei unterstützen, den Anforderungen des OZG gerecht zu werden und dabei gleichzeitig eine hohe Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
Ein besonderer Vorteil unseres Unternehmens ist, dass unsere Beraterinnen und Berater selbst lange in der öffentlichen Verwaltung gearbeitet haben. Dies ermöglicht uns eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation mit Sachbearbeitern und Führungskräften bei der Durchführung von Projekten und der Implementierung von Prozessen.
Beratung von Prozessanpassungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung / elektronischer Workflow / OZG
Was ist das?
Die Digitalisierung verändert die Arbeitsprozesse in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen grundlegend. Immer mehr Prozesse werden elektronisch abgewickelt, um Zeit und Kosten zu sparen sowie die Fehlerquote zu minimieren. Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) stellt dabei eine besondere Herausforderung dar, da alle Verwaltungsleistungen digitalisiert und online angeboten werden müssen. Eine erfolgreiche Umsetzung erfordert eine Anpassung der Arbeitsprozesse und eine ganzheitliche Betrachtung der organisatorischen Abläufe.
Wie DR Beratung & Management Sie hierbei unterstützt?
Unsere Beraterinnen und Berater unterstützen Sie bei der Analyse und Anpassung Ihrer Prozesse an die Anforderungen der Digitalisierung und des OZG. Wir begleiten Sie bei der Einführung von elektronischen Workflows und unterstützen Sie dabei, die Vorteile der Digitalisierung optimal zu nutzen. Dabei setzen wir auf eine ganzheitliche Betrachtung Ihrer Organisation und berücksichtigen sowohl die technischen als auch die organisatorischen Aspekte.
Unsere erfahrenen Beraterinnen und Berater bringen langjährige Erfahrung im öffentlichen Sektor und stehen Ihnen als kompetenter Partner zur Seite.
Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Beratungsgespräch und erfahren Sie, wie wir Sie bei der Digitalisierung unterstützen können.
Implementierung von MS Office 365 inklusive Schulungsangebot
Was ist das?
Der öffentliche Dienst hat in den letzten Jahren einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht. Der Einsatz digitaler Lösungen ist jedoch nicht nur ein Trend, sondern auch eine Notwendigkeit, um den Anforderungen der Bürger und Unternehmen gerecht zu werden. Die Vorteile sind dabei unbestritten: Effizienzsteigerung, verbesserte Kommunikation und schnellere Bearbeitung von Anfragen. Gleichzeitig gibt es jedoch auch Herausforderungen bei der Implementierung digitaler Lösungen, wie zum Beispiel Sicherheitsanforderungen und Datenschutzbestimmungen.
Eine mögliche Lösung ist die Implementierung von Softwarelösungen, die an die Anforderungen des öffentlichen Dienstes angepasst sind. Diese Lösungen können dabei helfen, Arbeitsprozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Eine geeignete Lösung sollte dabei nicht nur die Anforderungen des öffentlichen Dienstes erfüllen, sondern auch benutzerfreundlich sein und eine einfache Integration in bestehende Systeme ermöglichen.
Wie DR Beratung & Management Sie hierbei unterstützt?
Wir als Unternehmen verfügen nicht nur über fundierte Kenntnisse im Bereich der digitalen Lösungen, sondern auch über langjährige Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung. Dadurch verstehen wir die Bedürfnisse und Herausforderungen unserer Kunden und sind in der Lage, unsere Schulungsangebote gezielt darauf auszurichten.
Wir legen großen Wert auf eine verständliche und praxisnahe Vermittlung des Schulungsinhalts, um sicherzustellen, dass jeder Teilnehmer den größtmöglichen Nutzen daraus zieht. Durch unsere kommunikative Kompetenz und unsere Erfahrung im öffentlichen Dienst gelingt es uns dabei, den richtigen Nerv bei den Schulungsteilnehmern zu treffen.
Aufbau und Integration eines hausweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Was ist das?
Ein hausweites Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann für den öffentlichen Dienst eine erhebliche Erleichterung darstellen. Durch die digitale Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten können Prozesse beschleunigt, Arbeitsabläufe optimiert und Kosten gesenkt werden. Außerdem erhöht ein DMS die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und Abläufen.
Besonders bei Projekten, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, kann ein DMS von großem Vorteil sein. Zum Beispiel können Mitarbeiter aus dem Finanzbereich die Finanzierungsdokumente im DMS ablegen und zugänglich machen, während Mitarbeiter aus dem Fachbereich für Kindertagesstätten ihre Projektdokumente im gleichen System verwalten. Das Personalwesen könnte Personalstellen dokumentieren und verwalten. So haben alle beteiligten Abteilungen Zugriff auf die für sie relevanten Informationen und es können schnellere und effektivere Entscheidungen getroffen werden.
Wie DR Beratung & Management Sie hierbei unterstützt?
Wir unterstützen Sie gerne bei der Einführung eines DMS und sorgen für eine reibungslose Integration in Ihre Arbeitsprozesse. Unsere erfahrenen Berater stehen Ihnen mit ihrem Know-how zur Verfügung und sorgen für eine optimale Schulung Ihrer Mitarbeiter. Durch unsere langjährige Erfahrung im öffentlichen Dienst können wir sicherstellen, dass wir die Bedürfnisse Ihrer Verwaltung verstehen und individuell auf sie eingehen.
Aufbau und Integration eines hausweiten Terminbuchungssystems
Was ist das?
In vielen Bereichen des öffentlichen Dienstes müssen Kundeninnen und Kunden Termine vereinbaren, sei es für Behördengänge oder Dienstleistungen. Hier kann ein hausweites Terminbuchungssystem Abhilfe schaffen und den Ablauf optimieren. Durch die zentrale Steuerung können Termine effizienter koordiniert und Engpässe vermieden werden. Auch die Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen kann dadurch verbessert werden.
Zusätzlich kann ein Terminbuchungssystem auch die Zufriedenheit der Kundeninnen und Kunden erhöhen, da diese schnell und unkompliziert einen Termin vereinbaren können. Dies kann auch dazu führen, dass Wartezeiten reduziert oder komplett vermieden werden.
Jedoch gibt es auch einige Herausforderungen bei der Einführung eines solchen Systems. Insbesondere die Integration in bestehende Prozesse und Systeme sowie die Schulung der Mitarbeitenden stellen oft eine Hürde dar.
Wie DR Beratung & Management Sie hierbei unterstützt?
Wir als Beratungsunternehmen mit langjähriger Erfahrung im öffentlichen Dienst unterstützen bei der Planung und Implementierung eines hausweiten Terminbuchungssystems. Hierbei berücksichtigen wir sowohl die individuellen Bedürfnisse und Prozesse der jeweiligen Verwaltung als auch die rechtlichen Vorgaben und Datenschutzrichtlinien.
Zusätzlich bieten wir Schulungen für die Mitarbeitenden an, um eine reibungslose Integration in den Arbeitsalltag zu gewährleisten. Dank unserer eigenen Erfahrung im öffentlichen Dienst können wir dabei auf Augenhöhe kommunizieren und den Bedarf der verschiedenen Abteilungen und Bereiche erkennen.
Aufbau und Integration einer zentralen Wissensdatenbank (Wissensmanagement / Knowledge Management)
Was ist das?
Eine zentrale Wissensdatenbank (WDB) ist ein wichtiges Instrument für die Optimierung von Geschäftsprozessen und die Steigerung der Effizienz von Organisationen, insbesondere im öffentlichen Dienst. Hier spielt Wissen und Know-how eine zentrale Rolle. Eine WDB kann von unschätzbarem Wert sein. Durch die Schaffung einer zentralen WDB können Informationen schneller gefunden und geteilt werden, was dazu beiträgt, den Informationsaustausch innerhalb der Organisation zu verbessern und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen. Dabei sind das Wissensmanagement (WM) und das Knowledge Management (KM) entscheidend, um sicherzustellen, dass Wissen und Informationen systematisch erfasst, organisiert, verarbeitet, genutzt und weitergegeben werden.
Ein weiterer Vorteil einer WDB im öffentlichen Dienst ist, dass sie eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen und Einrichtungen ermöglicht. Durch die zentrale Speicherung von Informationen und Wissen können sich die Mitarbeitenden schneller und einfacher austauschen und somit besser zusammenarbeiten.
Wie DR Beratung & Management Sie hierbei unterstützt?
Wir haben bereits mehrere öffentliche Verwaltungen bei der Einführung und Integration von WDBs unterstützt und verstehen die komplexen Anforderungen des öffentlichen Dienstes. Gemeinsam mit Ihnen können wir eine individuelle Lösung entwickeln, die speziell auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten ist. Dabei berücksichtigen wir verschiedene Aspekte, wie z.B. die Art der Informationen, die Wissensquellen, die Erstellung und Pflege von Inhalten, die Sicherheit von Informationen, die Zugänglichkeit und die Verwendung von Informationen.
Unsere Berater verfügen über langjährige Erfahrung im öffentlichen Dienst und wissen um die besonderen Anforderungen, die an ein Wissensmanagement gestellt werden. Wir begleiten Sie durch den gesamten Prozess, von der Erstellung der Anforderungen bis zur Integration und Schulung der Mitarbeitenden. Dabei legen wir besonderen Wert auf eine enge Zusammenarbeit mit Ihnen und sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden das System effektiv nutzen können. Darüber hinaus bieten wir kontinuierlichen Support, um sicherzustellen, dass Ihr WDB reibungslos funktioniert und stets auf dem neuesten Stand ist.
